Quản lý thời gian là gì? Bí quyết lập kế hoạch chu toàn công việc hợp lý

Bạn hiểu khái niệm quản lý thời gian hiệu quả như thế nào?

Đôi khi, bạn ước rằng 1 ngày có đến 36 hay 48h để xử trí hết công việc và có thời gian thư giãn, giao lưu với bạn bè. Thực tế, nếu bạn kiểm soát tốt quỹ thời gian 24h/ngày của mình, điều đó sẽ trở nên đơn giản hơn rất nhiều.

Vậy quản lý thời gian là gì? Bạn hiểu thế nào về quá trình này?

Quản lý thời gian là quá trình tổ chức và lập kế hoạch phân chia thời gian của bạn cho các hoạt động khác nhau. Các hoạt động này bao gồm: Công việc tại cơ quan nơi bạn làm việc, học tập, các công việc trong gia đình và các hoạt động giải trí, thư giãn trong ngày. 

Như vậy, theo bạn thì quản lý thời gian hiệu quả sẽ như thế nào?

Quản lý thời gian được coi là hiệu quả là bạn làm việc thông minh hơn chứ không phải chăm chỉ hơn để hoàn thành được nhiều việc hơn trong thời gian ngắn hơn, đặc biệt là khi quỹ thời gian eo hẹp và có áp lực cao.

Mục tiêu của quản lý thời gian tốt là nhằm tăng cường hiệu suất làm việc, đảm bảo hoàn thành công việc đúng thời hạn và bạn vẫn có đủ thời gian dành cho các hoạt động giải trí khác hoặc nghỉ ngơi hoàn toàn, giảm stress.

Những yếu tố nào ảnh hưởng đến việc quản lý thời gian?

Thời gian của mỗi người đều bị ảnh hưởng bởi những yếu tố như: Thói quen, nghề nghiệp, gia đình,… Cụ thể:

Yếu tố về giới tính

Giữa nam và nữ, việc sắp xếp thời gian với phụ nữ thường khó khăn hơn bởi ngoài công việc chính, chị em còn đảm đang việc nội trợ, chăm lo cho gia đình. Như vậy, với lượng công việc lớn hơn thì nữ giới cần phải biết cách quản lý thời gian tốt để đảm bảo mọi việc chu toàn.

Về thói quen

Nói đơn giản, có 2 nhóm người gồm 1 nhóm làm việc tập trung, phân chia thời gian làm hợp lý cho từng đầu việc và 1 nhóm dễ bị phân tâm, thường trì hoãn công việc vì nhiều lý do, ôm đồm làm nhiều việc cùng lúc thì nhóm 1 sẽ được đánh giá là kiểm soát thời gian tốt hơn.

Nghề nghiệp – Đặc tính công việc

Tính chất công việc cũng ảnh hưởng đáng kể đến việc sắp xếp thời gian. Chẳng hạn, người làm văn phòng với công việc cố định thường sẽ kết thúc công việc vào cuối giờ hành chính, họ thường dành thời gian còn lại cho gia đình hoặc bạn bè. 

Trái lại, với người làm kinh doanh, sale,… cần ngoại giao thường xuyên và giờ làm không cố định thì việc ước lượng thời gian sẽ khó khăn hơn. Nếu có gia đình thì đây lại càng là vấn đề thử thách với họ.

Yếu tố gia đình

Việc quản lý thời gian có sự khác biệt rõ ràng giữa 1 người có gia đình và chưa lập gia đình. Với người độc thân, đa số thời gian của họ tập trung vào công việc tạo ra thu nhập chính cùng các buổi giao lưu cùng bạn bè. 

Còn đối với người đã có gia đình, thậm chí có con thì số lượng công việc phải quán xuyến nhiều hơn. Như vậy, giữa 1 người có ít công việc phải làm và 1 người có nhiều công việc nhưng cả 2 cần hoàn thành trong cùng khoảng thời gian thì người có ít việc sẽ dễ dàng trong việc sắp xếp và kiểm soát thời gian hơn.

Tầm quan trọng của quản lý thời gian cho cá nhân & Doanh nghiệp

Dựa vào những yếu tố kể trên, bạn đã phần nào hình dung được tầm quan trọng của việc lập kế hoạch và quản lý thời gian hiệu quả. Từ đó, bạn cũng tự nhận thấy những lợi ích và hậu quả khi quản lý thời gian tốt hoặc không tốt.

Lợi ích của việc quản lý thời gian cá nhân thông minh 

Trước hết, đề cập đến các lợi ích đối với riêng cá nhân bạn, quản lý thời gian tốt sẽ mang đến những lợi ích như:

Xây dựng thói quen tích cực

Hầu hết việc kiểm soát và ước lượng được thời gian cho mọi công việc là người có khả năng tập trung cao, gần như không trì hoãn trừ trường hợp khẩn cấp. Bản thân người đó cũng rất có kỷ luật mới có thể làm đúng lịch biểu do mình xây dựng. Vì vậy, những người này đều có sẵn những thói quen tích cực.

Dành nhiều thời gian bên gia đình

Điều này thể hiện rõ nhất với người đã có gia đình riêng. Bằng cách sắp xếp thời gian để hoàn thành công việc chính đúng deadline, họ có thể dành thời gian để chăm lo cho gia đình, chơi với các con và tâm sự với bạn đời nhiều hơn.

Kiểm soát được tâm lý và cảm xúc

Cân bằng giữa việc công ty, việc nhà và giải trí, bạn dễ dàng kiểm soát cảm xúc hơn bởi bạn luôn trong trạng thái thoải mái. Bạn không gặp áp lực cũng không lo lắng vì chưa xong việc này việc kia trong khi đang tham gia một buổi tiệc.

Tăng năng suất tăng cơ hội thăng tiến

Bằng việc lên lịch và kiểm soát tốt thời gian hoàn thành công việc, bạn sẽ thực hiện được nhiều việc hơn mà vẫn có kết quả tích cực. Từ đó, bạn dễ dàng nhận được đề xuất thăng chức hoặc tăng thu nhập từ cấp trên và danh tiếng trong nghề nghiệp của bạn cũng được nâng cao.

Quản lý thời gian trong Doanh nghiệp mang lại hiệu quả như thế nào?

Đối với Doanh nghiệp và người làm chủ Doanh nghiệp đó, việc quản lý thời gian tốt trong toàn công ty sẽ giúp họ:

Khai thác tối ưu năng suất làm việc của người lao động

Dựa trên mức độ và chất lượng công việc mỗi nhân viên hoàn thành, bạn sẽ khai thác tối ưu thời gian và kiến thức chuyên môn của họ. Bằng việc đặt ra deadline cụ thể và tiến trình cho mỗi đầu việc giúp bạn dễ dàng quan sát tiến độ của toàn bộ người làm tại Công ty.

Khắc phục & hạn chế thói quen xấu trong Doanh nghiệp

Không riêng với chủ Doanh nghiệp, bản thân nhân viên nội bộ cũng không mắc phải những thói quen trì hoãn, xao nhãng, v.v… khiến tiến độ công việc bị chậm lại. Đặt ra một quy tắc hoặc một hệ thống nguyên tắc quản lý thời gian cho toàn Công ty sẽ giúp mọi việc được vận hành trôi chảy.

Đạt được mục tiêu kinh doanh mà vẫn tối ưu chi phí

Với việc sử dụng hợp lý những nhân viên có năng lực, tự biết cách quản lý thời gian cá nhân, Doanh nghiệp có thể đạt mục tiêu kinh doanh đơn giản hơn nhờ việc vận hành hiệu quả. Hơn nữa, khi ứng dụng các nguyên tắc quản lý thời gian, Doanh nghiệp cũng đánh giá đúng năng lực mỗi nhân viên, từ đó có quyết định ai là người làm tốt, ai không để tối ưu lại nhân sự và chi phí.

Quản lý thời gian kém dẫn đến hậu quả gì cho cá nhân và Doanh nghiệp?

Trái với những lợi ích mà cá nhân và Doanh nghiệp đạt được từ việc quản lý thời gian hiệu quả, điều ngược lại sẽ là gì?

Giảm hiệu suất & không hoàn thành công việc

Khi công việc không được lên kế hoạch về tổng thời gian làm và thời hạn kết thúc, bạn không thể kiểm soát được khối lượng công việc của mình và dễ giảm hiệu suất. Hơn nữa, khi năng suất giảm thì bản thân bạn khó đáp ứng yêu cầu công việc, từ đó dẫn đến không hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình.

Lãng phí thời gian vào việc không quan trọng

Mỗi người đều có 24h tương đương nhau, dựa trên số lượng và tính chất chất công việc bạn có thể sắp xếp chúng để hoàn thành trong thời gian hợp lý. Tuy nhiên, một số bạn sẽ bị xao nhãng vào những việc như trò chuyện với bạn bè trên mạng, xem phim, đọc truyện, comment dạo trong khi bạn cần hoàn thành một nhiệm vụ quan trọng.

Làm giảm giá trị bản thân 

Thường xuyên không hoàn thành đúng thời hạn và không đảm bảo chất lượng công việc là bạn đã tự hạ thấp giá trị bản thân. Trong công việc, bạn có thể gây mất lòng tin với đồng nghiệp và cả khách hàng nếu bạn làm kinh doanh. 

Dễ căng thẳng áp lực trong công việc & cuộc sống

Quản lý thời gian kém sẽ ảnh hưởng tiêu cực đến khả năng cân bằng công việc và cuộc sống. Vì vậy, bạn dễ mất kiểm soát và dễ gặp căng thẳng do luôn cảm thấy thiếu thời gian.

Nguyên nhân nào khiến bạn quản lý thời gian không hiệu quả?

Như vậy, bạn đã thấy được hậu quả khi không kiểm soát được quỹ thời gian của mình. Và thông thường, những nguyên nhân gây nên tình trạng đó là:

• Ôm đồm quá nhiều việc cùng lúc: Điều này khiến bạn dễ rơi vào khủng hoảng, không biết nên bắt đầu việc nào trước, việc nào đang làm dở, việc nào đã hoàn thiện,…Do đó, với mỗi đầu việc liệt kê, hãy ước lượng và chọn thời điểm thực hiện sao cho phù hợp.

• Thói quen trì hoãn công việc thường xuyên: Đây là lý do lớn nhất khiến bạn không thể hoàn thành công việc trong thời gian dự kiến. Có quá nhiều yếu tố gây xao nhãng trong khi làm và 1 số vấn đề về sức khỏe, tính cách khiến bạn thường xuyên để việc hôm nay sang ngày mai.

• Ngại nói “từ chối” khi cần thiết: Thực tế, những việc được “nhờ” sẽ coi là việc phát sinh nhưng nếu nó chiếm dụng quá nhiều thời gian thì bạn cần từ chối. Đừng vì ngại mà nhận mọi việc được nhờ để rồi không hoàn thành việc của chính mình.

Một số mô hình quản lý thời gian được ứng dụng cho cá nhân & Doanh nghiệp

Theo cách truyền thống, để sắp xếp thời gian tốt bạn cần tự lên thời gian biểu cho danh sách công việc cần làm của mình. Tuy nhiên, bạn có thể áp dụng các mô hình, phương pháp dưới đây để việc lên kế hoạch quản lý thời gian trong một ngày, nhiều ngày đơn giản hơn. 

Các phương pháp quản lý thời gian thông minh của người thành đạt

Dưới đây là một số phương pháp quản lý thời gian phổ biến nhất:

M.I.T. (Most Important Tasks)

M.I.T tập trung ưu tiên cho một số việc quan trọng cần hoàn thành nhất trong ngày. Phương pháp này hỗ trợ phân chia công việc hợp lý theo tính chất Khẩn cấp & quan trọng nhằm giúp bạn sử dụng thời gian hiệu quả. 

Sơ đồ ma trận Eisenhower

Ma Trận Eisenhower là một mô hình bao gồm có 4 tiêu chí: Khẩn cấp và không khẩn cấp; Quan trọng và không quan trọng. Dưới đây là hình ảnh mô tả chi tiết đặc điểm loại công việc để bạn sắp xếp đúng cấp độ công việc.

Pomodoro

Một trong những phương pháp rèn luyện sự tập trung tốt nhất cho mọi người. Cụ thể, bạn sẽ lặp lại quá trình làm việc trong 25 phút và sau đó nghỉ 5 phút. Phương pháp này vừa tạo áp lực thời gian để bạn chú ý làm việc vừa tạo khoảng thời gian thư giãn hợp lý để bạn năng suất hơn.

The 2-Minute Rule

Quy tắc này đã được tác giả David Allen đề cập trong cuốn Getting Things Done.Theo phương pháp này, bạn không nên trì hoãn những việc có thể làm dưới 2 phút. Ngay bây giờ, bạn hãy thử liệt kê và làm ngay những việc có thể thực hiện trong vòng 2 phút và cảm nhận hiệu quả của nó.

Batching (Làm theo nhóm)

Batching là phương pháp được Tim Farris viết trong cuốn sách “Tuần làm việc 4 giờ” Phương pháp này khuyên bạn làm theo nhóm đối với những việc không quan trọng, chưa cần thiết. Điều này không chỉ giúp bạn tiết kiệm thời gian mà còn có thêm ý tưởng hoàn thành công việc phụ một cách nhanh hơn.

Tổng hợp quy tắc quản trị thời gian trong doanh nghiệp

Đối với Doanh nghiệp, quản lý thời gian cần có sự nhất quán, vì vậy chúng sẽ được thực hiện bằng việc ứng dụng những quy tắc dưới đây:

Quy tắc 4D (Do – Dump – Delegate – Defer)

Chìa khóa của quy tắc 4D là giải quyết công việc này trước khi làm việc khác. Phương pháp 4D bao gồm 4 yếu tố như sau: (hình ảnh)

Trong đó:

• Do: Yêu cầu bạn thực hiện công việc quan trọng ngay trước mắt.

• Dump: Là cách tiết kiệm thời gian khi từ bỏ những công việc vô nghĩa.

• Delegate Là giao việc cho người làm tốt hơn.

• Defer: Lập danh sách công việc phải trì hoãn lại.

Nguyên tắc 80/20 (Pareto)

Như tên gọi của nó, nguyên tắc này nhấn mạnh 80% thành quả sẽ được tạo ra bởi 20% đóng góp. Do đó, bạn nên áp dụng khi cần xác định 20% công việc ưu tiên là gì để dẫn đến kết quả tốt nhất. Nguyên tắc Pareto sẽ tập trung vào các công việc cụ thể, do đó việc sử dụng thời gian sẽ hiệu quả hơn.

Quy tắc 40 – 30 – 20 – 10

Đây cũng là một phương pháp quản lý thời gian hiệu quả cũng như doanh nghiệp hợp lý. Áp dụng quy tắc 40 – 30 – 20 – 10, bạn nên dành 40% thời gian để làm những việc quan trọng nhất, 30% thời gian thực hiện những việc quan trọng thứ hai. Tiếp theo, bạn dành 20% thời gian để làm những việc quan trọng thứ ba và 10% thời gian thực hiện tất cả mọi thứ kết hợp lại.

Bí quyết quản lý thời gian giúp bạn chu toàn trong mọi công việc 

Từ những quy tắc trên kết hợp với công việc thực tế để liên hệ bản thân về quản lý thời gian,  bạn nên có bí quyết riêng cho việc lên kế hoạch làm việc hiệu quả trong 1 ngày hoặc 1 giai đoạn.

Xây dựng mục tiêu cụ thể theo thời hạn (ngắn và dài hạn)

Xác định mục tiêu rõ ràng cho mỗi đầu việc nhỏ, sau đó là cho cả 1 dự án lớn trong dài hạn sẽ giúp bạn hiểu rõ mình cần làm gì, lộ trình thế nào để đạt kết quả. Chẳng hạn bạn được giao soạn slide đào tạo nhân viên mới, vậy mục tiêu ở đây là cần hoàn chỉnh slide với các nội dung quan trọng mà 1 nhân viên mới phải nắm được, từ đó bạn sẽ biết mình cần lựa chọn nội dung phù hợp để phổ biến cho họ.

Lập kế hoạch quản lý thời gian trong một ngày 

Trong 24h, bạn cần sắp xếp công việc và dự kiến thời gian hoàn thành cho mỗi đầu việc. Cụ thể, hãy làm theo thứ tự: Liệt kê các đầu việc cần làm trong ngày => Chọn các công việc ưu tiên => Đặt giới hạn thời gian cho mỗi đầu việc đã nêu => Tiến hành thực hiện. 

Rèn luyện sự tập trung & kỷ luật trong công việc

Rất khó để khẳng định bạn sẽ tập trung 100% thời gian cho mọi việc, vì vậy hãy chọn một “khung giờ vàng” riêng để hoàn thành công việc ưu tiên. 

Ví dụ, nếu bạn cảm thấy tỉnh táo và năng suất hơn vào buổi sáng, hãy thực hiện những việc cần thiết hoặc việc có mức độ khó vào thời điểm đó. Buổi chiều khó tập trung vì dễ buồn ngủ, dễ đói thì bạn nên làm những việc dễ và không quá quan trọng.

Sắp xếp không gian làm việc khoa học

Vị trí làm việc bừa bộn rất dễ khiến bạn nổi cáu vì tốn thời gian tìm kiếm tài liệu, hơn nữa là sự lộn xộn cũng gây cảm giác khó chịu khi làm việc. Do đó, trước khi bắt đầu và sau khi kết thúc ngày làm việc, hãy lau dọn bàn của mình và sắp xếp tài liệu vào đúng chỗ. 

Mặt khác, đối với những công việc gia đình, bạn nên sắp xếp không gian bếp nấu ăn và các phòng gọn gàng để tạo cảm giác thoải mái khi về nhà. Bạn sẽ muốn nấu những món ngon khi bước vào căn bếp sạch tinh tươm, được bài trí với đồ bếp đẹp mắt. Và bạn sẽ không phải lo dọn dẹp nhà cửa quá nhiều vì mọi thứ đã được sắp xếp ngăn nắp rồi.

Thư giãn nghỉ ngơi hợp lý trong quá trình làm việc

Hãy dành khoảng 5 – 10 phút để tập thể dục hoặc lướt xem facebook để thư giãn đầu óc, nâng cao sức khỏe. Tùy thuộc vào khoảng thời gian bạn tập trung, cân nhắc thời gian nghỉ ngơi phù hợp để không gián đoạn công việc. Phương pháp Pomodoro nói trên khá phù hợp để bạn áp dụng.

Kiểm soát những yếu tố gây xao nhãng cho công việc

Lướt web, chơi game, nói chuyện phiếm khiến bạn phân tâm và xao nhãng công việc. Do đó, trong lúc tập trung nhất, hãy tắt toàn bộ những tab không liên quan đến công việc. Ngoài ra, nếu bạn không quá bị ảnh hưởng bởi việc nhắn tin với đồng nghiệp, bạn bè khi làm thì có thể hoàn thành việc quan trọng sau đó trả lời tin của họ.

Tương tự với việc trong nhà, bạn nên tập trung nấu ăn, dọn dẹp rồi sau đó nghỉ ngơi xem phim. Có thể nghe nhạc trong lúc này để tâm trạng thoải mái hơn giúp bạn nấu ăn ngon, thu dọn nhanh và sạch sẽ. Khi chơi với con, bạn cũng cần tập trung dạy và tương tác với bé thay vì vừa làm vừa lướt điện thoại.  

Quản trị thời gian nhờ công nghệ

Hãy lựa chọn công cụ để quản lý thời gian & theo dõi công việc thuận tiện nhất. Hiện nay, một số Doanh nghiệp đã áp dụng 1 số phần mềm giúp bạn lên kế hoạch làm việc trong 1 ngày với đầy đủ danh sách công việc, deadline hoàn thành, người phụ trách chính và người hỗ trợ. 

Đối với những việc cá nhân và việc ở nhà, bạn có thể sử dụng công cụ lịch điện tử trên điện thoại có tính năng ghi chú và nhắc nhở sự kiện kết hợp với phần mềm To do list để nắm được những việc cần làm.

Thời gian là quan trọng và có giới hạn với tất cả mọi người. Quản lý thời gian tốt khẳng định năng lực và hiệu suất làm việc của bạn ở Doanh nghiệp và ở nhà. Hãy thử kết hợp các phương pháp, nguyên tắc quản lý nêu trên cùng phần mềm theo dõi công việc để việc quản trị thời gian hiệu quả, chất lượng.

Theo đó, bạn cũng có thể giúp các con quản lý quỹ thời gian hợp lý để làm tốt nhiệm vụ học tập, vui chơi và các hoạt động ngoại khóa một cách trôi chảy. Xem chi tiết cách quản lý thời gian học tập TẠI ĐÂY. Và theo dõi Blog Kỹ năng sống để cập nhật thêm kiến thức dạy con hữu ích, giúp trẻ chuẩn bị kỹ năng cần thiết trước khi trưởng thành.