Kỹ năng làm việc nhóm: Hiểu đúng – Làm chuẩn để phát triển bản thân

Hiểu đúng kỹ năng làm việc nhóm là gì?

Kỹ năng teamwork gồm những gì? Thế nào là đạt hiệu quả? Cùng Timnhanh.com.vn tìm hiểu trong phần đầu tiên nhé!

Khái niệm kỹ năng làm việc nhóm là gì?

• Kỹ năng lãnh đạo (tổ chức, phân công, giám sát, quyết định, đánh giá)

• Kỹ năng giao tiếp (lắng nghe, phản hồi, đặt câu hỏi)

• Kỹ năng hợp tác

• Hiểu vai trò cá nhân và có trách nhiệm với việc được giao

• Khả năng sáng tạo

• Kỹ năng quản lý thời gian

• Bình tĩnh trước các xung đột và động viên nhau

Lấy ví dụ về kỹ năng làm việc nhóm được thể hiện trong 1 số hoạt động như:

• Mỗi thành viên trong 1 đội bóng cần tập luyện thành thạo các kỹ thuật ở vị trí mình đảm nhiệm. Sau đó là phối hợp cùng nhau trong các trận đấu luyện tập để đạt mục tiêu tốt nhất. Khi bước vào trận đấu chính thức, cả đội dành được chiến thắng nhờ sự thấu hiểu và phối hợp ăn ý cùng nhau. 

• Đôi khi, kỹ năng teamwork còn thể hiện ở 1 số việc đơn giản như: Cùng nhau khiêng 1 đồ vật nặng lên tầng, cùng nhau làm đồ handmade trang trí cho bữa tiệc, cùng nấu ăn,…

Kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả là như thế nào?

Qua khái niệm về kỹ năng teamwork nói trên, bạn có thể tự định nghĩa thế nào là kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả:

Ví dụ:

Trong một nhóm làm bài tập, giáo viên yêu cầu các bạn tìm lời giải nhanh nhất cho bài tập đó. Lúc này, kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả được thể hiện trong các bước:

• Từng thành viên tự triển khai bài giải của mình, sau đó trình bày cho cả nhóm về cách làm.

• Cả nhóm thảo luận về tính chính xác, tốc độ thực hiện của mỗi bài giải được đưa ra.

• Quyết định chọn lời giải tốt nhất để trình bày cho giáo viên.

• Cuối cùng, giáo viên chấp viên chấp nhận phương án của nhóm bạn và khen thưởng. Đó chính là kết quả thành công khi thực hiện teamwork trong học tập.

Tầm quan trọng của kỹ năng làm việc nhóm 

Không quan trọng bạn bắt đầu ở môi trường làm việc mới hay bạn là trưởng nhóm hoặc quản lý. Từ cá nhân bạn cho đến team của bạn làm việc nhóm hiệu quả đều đạt được những giá trị riêng cho mình.

Đối với cá nhân 

Làm việc nhóm là hoạt động chung giữa nhiều thành viên nhưng với mỗi cá nhân khi cả nhóm hoàn thành mục tiêu chung thì bản thân họ có thể nhận được nhiều lợi ích.

• Nâng cao kỹ năng giao tiếp ứng xử: Mỗi thành viên được quyền đưa ra ý kiến, tham gia tranh luận và phản bác, nhờ vậy mà khả năng tương tác, thuyết phục giữa mỗi cá nhân được tăng lên.

• Cơ hội thể hiện bản thân: Khi bạn đóng góp những phương án giải quyết và nó được lựa chọn thì đó chính là cơ hội để thể hiện năng lực và suy nghĩ của bạn với các thành viên khác.

• Tăng cường hiệu suất: So với việc 1 mình gánh vác 1 dự án thì sự góp sức của nhiều thành viên sẽ giúp bạn đi đến kết quả nhanh hơn, chính xác hơn. Như vậy, bạn dễ dàng hoàn thành nhiều nhiệm vụ một cách hiệu quả, trôi chảy.

• Mở rộng cơ hội học hỏi: Với mỗi ý kiến đóng góp về phương án cá nhân là bạn được học thêm một cách nghĩ, một góc nhìn mới mẻ từ thành viên cùng team. Đây chính là cơ hội để bạn mở mang kiến thức và tối ưu trong cách tư duy.

Đối với các nhóm học tập trong trường lớp 

Nhắc đến teamwork, bạn nghĩ ngay đến những buổi họp, thảo luận tại công ty nhưng có lẽ bản thân bạn trong quá trình học tập đã từng làm việc nhóm và thành công. Và những kỹ năng teamwork này đã giúp nhóm học tập của bạn đạt được những lợi ích như:

• Tăng cường sự đoàn kết: Những cuộc tranh luận đôi lúc là cãi vã, thi thoảng là góp ý hoặc thống nhất. Dù là hình thức nào thì tất cả học sinh sau cuộc tranh luận đều hiểu nhau và dễ dàng gắn kết trong các lần thực hiện bài tập chung khác. 

• Giải quyết bài tập hiệu quả: Thông qua những buổi học chung, mỗi bạn học sinh tự học được cách giải bài tập tốt nhất từ bạn bè. Từ đó, bạn có thể hoàn thành bài riêng của mình nhanh hơn, chính xác và tiết kiệm thời gian hơn.

• Đạt thành tích tốt cho cả nhóm: Mỗi bài tập đưa ra đều có thể nhiều lời giải khác nhau, khi nhóm bạn có thể thống nhất bài giải tối ưu nhất và đạt điểm A thì đó là lúc nhóm bạn đã hoàn thành bài tập lớn thành công.

Đối với bộ phận/ phòng ban trong doanh nghiệp 

Nếu như teamwork thành công trong học tập thì các kỹ năng này càng bộc lộ tính đúng đắn, tầm quan trọng và lợi ích của nó trong doanh nghiệp. Cụ thể: 

• Tăng cường kết nối: Bằng khả năng lắng nghe, tiếp nhận ý kiến và phản hồi tích cực, cuộc thảo luận giữa cấp lãnh đạo nhân viên trở nên hiệu quả hơn, không còn sự e ngại. Còn giữa các đồng nghiệp, khi các bạn cùng chia sẻ quan điểm và tương trợ nhau để hoàn thành công việc chung thì đó là lúc sự gắn kết, thấu hiểu nhau giữa các bạn được hình thành.

• Giải quyết vấn đề hiệu quả: Làm việc nhóm là sự phối hợp giữa cách nghĩ, cách làm của nhiều cá nhân, nhờ vậy mà nhóm bạn tìm được phương án tối ưu cho mọi vấn đề một cách nhanh chóng, hiệu quả.

• Tiết kiệm thời gian quyết định cuối cùng: Mỗi cá nhân nếu muốn hình thành nhiều ý tưởng, phương án thì cần nhiều thời gian suy nghĩ. Nhưng với 1 nhóm, quá trình này sẽ được rút ngắn một cách tối ưu vì bạn tiết kiệm được thời gian tìm kiếm & hoàn thành ý tưởng.

• Xây dựng môi trường kỷ luật: Thông qua teamwork, nhân viên trong tổ chức có ý thức, trách nhiệm cao hơn trong công việc và điều đó tạo nên một môi trường làm việc có kỷ luật và luôn tích cực.

Kỹ năng làm việc nhóm cho mọi đối tượng

Có thể bạn chưa từng nhìn nhận rõ nhưng quá trình làm việc nhóm luôn gồm 4 giai đoạn: Bắt đầu làm việc nhóm – Thảo luận và quyết định – Thực hiện nhiệm vụ cá nhân – Đánh giá kết quả cuối cùng. Và các kỹ năng cần có để đảm bảo quá trình này hoạt động trôi chảy đó là:

Kỹ năng lãnh đạo 

Kỹ năng lãnh đạo của leader team là yếu tố cốt lõi để chu trình làm việc nhóm thuận lợi về sau. Có thể gọi đây là 1 nhóm kỹ năng bao gồm các kỹ năng nhỏ như:

• Tổ chức và lên kế hoạch thực hiện dự án theo trình tự nhằm đảm bảo quy trình được trôi chảy. 

• Phân công công việc cho các thành viên trong nhóm đảm bảo tính công bằng, phù hợp với năng lực của mỗi cá nhân.

• Giám sát các thành viên thực hiện nhiệm vụ được giao và điều chỉnh khi cần thiết.

• Đánh giá kết quả của từng cá nhân và tổng hợp kết quả toàn dự án.

Kỹ năng giao tiếp

Đóng vai trò quan trọng tương đương lãnh đạo là kỹ năng giao tiếp. Đây cũng được coi là 1 nhóm kỹ năng bao gồm nhiều kỹ năng khác dành cho cả leader team và các thành viên:

• Kỹ năng lắng nghe: Đây là kỹ năng dành cho cả trưởng nhóm và các cá nhân. Theo đó, người đứng đầu cần lắng nghe ý kiến của từng người để đánh giá, phản hồi hoặc tóm gọn thành các ý quan trọng. Cùng với đó, các thành viên khác cần lắng nghe lẫn nhau để hiểu và đưa ra phản hồi đồng tình/ không đồng tình hoặc đặt câu hỏi khi cần thiết.

• Kỹ năng phản hồi: Cũng là một kỹ năng dành cho cả cấp trên và cấp dưới. Đối với người đứng đầu, bạn cần phản hồi các ý kiến của thành viên hoặc tổng hợp để truyền đạt lại cho cả nhóm. Với từng cá nhân, các bạn có thể đưa ra đánh giá về ý kiến của bạn cùng team.

• Kỹ năng đặt câu hỏi: Lắng nghe tích cực, cẩn thận giúp bạn đặt câu hỏi phù hợp và tránh hỏi lại những điều được nêu rõ trong ý kiến của thành viên khác. 

Kỹ năng hợp tác

Mỗi cá nhân trong team đều có nhiều kỹ năng và tài năng để có thể làm việc cùng nhau. Điều quan trọng là làm thế nào để vận dụng những điểm mạnh đó để chia sẻ ý tưởng, hỗ trợ công việc của nhau và đạt được mục tiêu chung.

Hiểu vai trò cá nhân và có trách nhiệm với việc được giao

Trong một team làm việc hiệu quả, chìa khóa thành công là các thành viên phải hiểu rõ công việc mà họ chịu trách nhiệm và cần nỗ lực hoàn thành các nhiệm vụ nói trên đúng thời hạn và đạt tiêu chuẩn mong đợi. Với việc cả nhóm hoạt động tốt bằng cách chịu trách nhiệm về công việc của mình, họ có thể cùng nhau hướng tới một mục tiêu chung một cách dễ dàng.

Khả năng sáng tạo

Khả năng sáng tạo của mỗi cá nhân là khác nhau, tuy nhiên với mỗi ý tưởng được phát triển từ sự sáng tạo của 1 người sẽ giúp đội nhóm có thêm phương án triển khai mới. Óc sáng tạo khi được kết hợp cùng nhau sẽ rút ngắn quá trình tìm kiếm giải pháp tối ưu nhất cho dự án hoặc lời giải cho một bài tập.

Kỹ năng quản lý thời gian

Tùy thuộc vào năng lực, mỗi cá nhân cần phối hợp thời gian của mình với thời gian của các thành viên khác để đảm bảo công việc được hoàn thành đúng thời hạn. Các bạn cần biết cách xây dựng lịch trình làm việc, theo dõi tiến độ để đạt được mục tiêu chung của đội nhóm.

Bình tĩnh trước các xung đột và động viên nhau

Luôn luôn có thể xảy ra sự tranh cãi trong quá trình thảo luận ý kiến. Tuy nhiên, trong 1 nhóm làm việc hiệu quả thì điều quan trọng nhất là có thể hòa giải vấn đề giữa các thành viên. Mỗi cá nhân cần có khả năng thương lượng, thuyết phục các thành viên trong nhóm để giải quyết tranh chấp, đảm bảo mọi người đều hài lòng với lựa chọn cuối cùng.

Kỹ năng làm việc nhóm nào là quan trọng nhất?

Có thể thấy, rất nhiều kỹ năng được phối hợp để teamwork thành công. Tuy nhiên, trong mỗi giai đoạn và mỗi nhóm đối tượng sẽ luôn có một số kỹ năng làm việc nhóm được coi là yếu tố cốt lõi để thành công.

Trong từng giai đoạn làm việc nhóm

Tương ứng với 4 giai đoạn nếu trên, các kỹ năng quan trọng nhất trong từng giai đoạn là:

GĐ 1 – Bắt đầu làm việc nhóm: 

• Kỹ năng lãnh đạo gồm việc lên kế hoạch, phân công công việc đồng đều và phù hợp với mỗi thành viên trong nhóm.

• Kỹ năng giao tiếp gồm việc lắng nghe và phản hồi về nhiệm vụ được phân công.

GĐ 2 – Thảo luận và quyết định:

• Kỹ năng giao tiếp của lãnh đạo, trưởng nhóm trong việc lắng nghe, tiếp nhận và đánh giá ý kiến của từng thành viên. 

• Kỹ năng giao tiếp của mỗi cá nhân trong việc lắng nghe, đóng góp ý kiến cá nhân, phản hồi ý kiến của các thành viên khác trong nhóm.  

• Khả năng bình tĩnh trước các xung đột và động viên nhau trong thời gian tranh luận.

GĐ 3 – Thực hiện nhiệm vụ cá nhân:

• Kỹ năng lãnh đạo trong giám sát, theo dõi từng cá nhân thực hiện nhiệm vụ

• Hiểu vai trò cá nhân và có trách nhiệm với việc được giao

• Khả năng sáng tạo và tư duy

• Kỹ năng quản lý thời gian

GĐ 4 – Đánh giá kết quả cuối cùng

• Kỹ năng lãnh đạo của người đứng đầu khi đánh giá và ra quyết định cuối cùng.

• Kỹ năng hợp tác giữa các thành viên, tương trợ lẫn nhau ở phần công việc chung để đạt mục tiêu. 

Trong học tập và công việc

Trong học tập hay trong công việc, kỹ năng làm việc nhóm quan trọng nhất là kỹ năng giao tiếp và kỹ năng lãnh đạo. Cụ thể: 

• Kỹ năng giao tiếp giữa người đứng đầu và các thành viên để thảo luận và đưa ra được cách thức thực hiện và đi đến kết quả cuối cùng. Tiếp đó là khả năng giao tiếp giữa các thành viên trong nhóm để hiểu rõ vai trò của nhau, hỗ trợ nhau khi cần thiết.

• Về kỹ năng lãnh đạo, trưởng nhóm cần biết cách tổ chức, phân công, đánh giá công bằng và ra quyết định một cách quyết đoán.

Có sự phối hợp của 2 kỹ năng trên thì nhóm của bạn mới xác định được việc cần làm, cách hợp tác, sử dụng óc sáng tạo và khả năng quản lý thời gian để hoàn thành nhiệm vụ và đạt mục tiêu chung.

Rèn luyện & cải thiện kỹ năng làm việc nhóm như thế nào?

Vậy làm thế nào để phát triển và cải thiện kỹ năng làm việc nhóm từng ngày? Dưới đây là một vài bí quyết để cá nhân bạn và đồng đội cùng thử nghiệm:

Xác định mục tiêu chung để hướng tới

Cái tôi trong mỗi thành viên là nguyên nhân chính khiến teamwork không hiệu quả. Vì vậy, người đứng đầu cần là người lắng nghe ý kiến của toàn bộ thành viên, tóm gọn ý quan trọng và quyết định chiến lược, mục tiêu hoạt động cụ thể để buộc các thành viên phải tuân theo. 

Thống nhất cách thức hoạt động nhóm

Tương tự như mục tiêu chung, cách thức làm việc của mỗi cá nhân dù khác nhau nhưng cần phải phối hợp chặt chẽ với toàn nhóm. Sự rời rạc trong cách làm việc của mỗi thành viên ở cách trao đổi thông tin, thời gian làm việc, quy trình giải quyết vấn đề,… rất dễ xảy ra mâu thuẫn trong team. 

Phân chia rõ ràng vai trò và nhiệm vụ

Việc xác định cụ thể vai trò của các thành viên giúp mỗi người biết mình phải làm gì, làm rõ trách nhiệm của từng người và đảm bảo công việc được hoàn thành đầy đủ, đúng thời hạn. Bên cạnh đó, việc xác định vai trò cũng giúp cho các cá nhân trong nhóm hiểu rõ hơn về kỹ năng, kiến thức của nhau, từ đó tận dụng tối đa thế mạnh và kinh nghiệm của mỗi người để đạt kết quả tốt nhất.

Tạo cơ hội chia sẻ ý kiến

Mỗi thành viên cần thể hiện thái độ tôn trọng khi người khác đưa ra ý kiến bằng việc lắng nghe cẩn thận, đầy đủ và đóng góp theo hướng xây dựng. Để thúc đẩy giao tiếp giữa các thành viên, leader nên chủ động tổ chức các cuộc gặp mặt, tạo không gian thoải mái để các cá nhân có thể chia sẻ mọi khó khăn trong quá trình làm việc.

Tiếp nhận và phản hồi ý kiến

Dù là người quản lý hay các thành viên thì việc tiếp nhận và phản hồi ý kiến của người khác trong team là rất cần thiết. Điều này giúp nhóm có thể tìm ra giải pháp tốt nhất cho vấn đề đang gặp phải và cải thiện kết quả làm việc. 

Khuyến khích phát triển và khen thưởng

Một lời khuyên chân thành, cụ thể sẽ tạo nên một môi trường làm việc tích cực, thoải mái. Bởi khi được động viên, mỗi người sẽ có thêm năng lượng để tiếp tục làm việc, cố gắng vì mục tiêu của nhóm. Hơn nữa, nếu được đánh giá cao về những thành tích cũng như nỗ lực của bản thân, sự tự tin trong công việc của mỗi người sẽ được thúc đẩy.

Dự phòng xung đột và hướng giải quyết

Xung đột luôn có thể xảy ra, vì vậy cần dự phòng các tình huống có thể xuất hiện và đưa ra phương án giải quyết khi chúng diễn ra. Điều này cần có sự phán đoán chính xác của trưởng team và sự thống nhất của các thành viên để quá trình giải quyết xung đột được thuận lợi.

Một số kỹ năng giải quyết xung đột trong làm việc nhóm

Làm việc nhóm là sự phối hợp của nhiều cá nhân với nhiều quan điểm, tính cách khác nhau. Do đó, việc luôn luôn hòa thuận là điều không thể, tranh cãi có thể diễn ra bất cứ lúc nào. Khi đó, những kỹ năng dưới đây sẽ giúp bạn và cả team giải quyết xung đột hiệu quả:

• Đối thoại và lắng nghe: Né tránh hoặc không đưa ra khó khăn để cùng giải quyết rất dễ khiến xung đột trở nên phức tạp. Vì vậy, trực tiếp đối mặt với vấn đề bằng cách ngồi lại thảo luận đưa ra giải pháp sẽ giúp cả team nhanh chóng đi đến kết quả đồng thuận.

• Tìm giải pháp thỏa đáng cho mọi người: Khi xảy ra xung đột, mọi người cần ngồi lại với nhau, tìm ra các khía cạnh khác nhau của vấn đề để tìm ra giải pháp công bằng và bình đẳng. Điều này sẽ giảm sự bất mãn hoặc xung đột, tạo ra môi trường làm việc tích cực hơn. 

• Điều chỉnh và sửa chữa: Tìm hiểu, phân tích nguyên nhân xảy ra xung đột để các thành viên hiểu rõ hơn về quan điểm, nhu cầu của nhau. Sau đó, tìm giải pháp rồi mỗi cá nhân tự điều chỉnh, sửa chữa, chỉnh đốn lại bản thân để tránh xảy ra những xung đột tiếp theo.

Những sai lầm cần tránh khi tổ chức làm việc nhóm

Theo đó, xung đột nhóm thường xảy ra khi có sự bất đồng ý kiến hoặc không có sự đóng góp nhiệt tình từ các thành viên. Và những sai lầm dưới đây chính là nguyên nhân dẫn đến những mâu thuẫn đó:

• Quá nể nang các mối quan hệ: Rất nhiều quản lý sa vào tình trạng này khiến việc tổ chức, phân chia công việc không đồng đều, không đúng năng lực, cho điểm đánh giá không chuẩn giữa các thành viên. Thậm chí phản bác ý kiến của đối phương dù điều đó là tối ưu hơn so với ý kiến của người muốn bảo vệ.

• Thứ nhất ngồi ỳ, thứ nhì đồng ý: Họp nhóm và tình trạng không đóng góp ý kiến ở một số cá nhân luôn luôn tồn tại. Có những người chỉ đồng ý như một nghĩa vụ và có người thì đồng ý nhưng trong lòng lại bất mãn, chưa hiểu rõ về ý tưởng đó. Cho đến khi kết quả không tốt thì biểu hiện thái độ tiêu cực. 

• Đùn đẩy trách nhiệm cho người khác: Sự phân công không rõ ràng rất dễ dẫn đến tình trạng đùn đẩy trách nhiệm giữa các thành viên bởi họ không xác định được đâu là việc mình cần làm, mình chịu trách nhiệm vì phần việc nào. Do đó, vấn đề này cần được loại bỏ ngay từ đầu để kết quả làm việc nhóm đạt hiệu quả tối đa.

• Không chú ý đến công việc của nhóm: Trong quá trình làm việc nhóm, sẽ có một số người khá lơ là với công việc. Điều này thể hiện ở việc họ khá thụ động và ít khi lên tiếng tìm ra giải pháp với cả nhóm. Từ đó, kết quả công việc đi xuống và ảnh hưởng đến mục tiêu của cả team. 

Có thể thấy, kỹ năng làm việc nhóm là tổng hợp của rất nhiều kỹ năng khác mà quan trọng nhất trong đó là Giao tiếp và Lãnh đạo tổ chức. Dù bạn là người đứng đầu hay là một thành viên thì việc rèn luyện các nhóm kỹ năng teamwork là điều cần thiết để phát triển bản thân nói riêng, thúc đẩy đồng đội đạt được thành cao là mục tiêu cuối cùng. Hãy luôn cố gắng vì bản thân và vì mọi người khi hoạt động nhóm bạn nhé!

Bấm NHẬN CẬP NHẬT đầu trang để theo dõi các bài viết hay về Kỹ năng sống và hoàn thiện bản thân mỗi ngày cùng Timnhanh.com.vn!