Ma trận quản lý thời gian: Sống & Làm việc hiệu quả bằng phương pháp thông minh

Hiểu đúng ma trận quản lý thời gian là gì? 

Có 2 ma trận được ứng dụng phổ biến gồm: Eisenhower & Stephen Covey. Cách sử dụng sẽ được đề cập trong phần sau. Về lợi ích, bạn có thể nhận thấy một số điểm giúp bạn kiểm soát tốt toàn bộ công việc và hoàn thành chúng một cách chất lượng như sau:

• Hỗ trợ bạn sắp xếp các nhiệm vụ, phân loại và sau đó thực hiện chúng theo tầm quan trọng và mức độ khẩn cấp. Khi bạn bắt đầu một dự án mà không chia nó thành nhiều phần nhỏ và bắt đầu làm việc trên các tài liệu sẵn có thì bạn sẽ không thể hoàn thành công việc đúng cách.

• Khi sử dụng tốt các góc phần tư trong ma trận, chúng sẽ giúp bạn chọn đúng nhiệm vụ được ưu tiên. Từ đó, bạn có thể hoàn thiện mọi việc từ quan trọng đến không quan trọng một cách trôi chảy, chất lượng.

• Giúp bạn dự phòng và xử trí các nhiệm vụ, tình huống khẩn cấp để không làm ảnh hưởng đến quỹ thời gian của bạn và bạn vẫn hoàn thành task hiện tại đúng thời hạn.

Ma trận quản lý thời gian Eisenhower 

Ma trận Eisenhower với sự phân chia công việc KHẨN CẤP & QUAN TRỌNG sẽ giúp bạn hoàn thành nhiệm vụ ưu tiên và lên kế hoạch cho các nhiệm vụ khác dễ dàng. 

Định nghĩa của ma trận Eisenhower

Ma trận Eisenhower là phương pháp sắp xếp các nhiệm vụ theo mức độ khẩn cấp và tầm quan trọng nhằm giúp bạn xác định công việc ưu tiên một cách hiệu quả. 

Phương pháp này còn được gọi là ma trận Khẩn cấp – Quan trọng. Công cụ này giúp bạn chia nhiệm vụ của mình thành 4 loại: Nhiệm vụ bạn sẽ làm trước, nhiệm vụ bạn sẽ lên lịch thực hiện sau, nhiệm vụ bạn sẽ ủy quyền và nhiệm vụ bạn sẽ xóa.

Làm thế nào để phân biệt giữa nhiệm vụ khẩn cấp & quan trọng?

Khẩn cấp và quan trọng có vẻ giống nhau, nhưng khi phân tích chúng theo nguyên tắc Eisenhower, sự khác biệt giữa hai từ này là rất quan trọng. Việc phân biệt giữa khẩn cấp và quan trọng trong Ma trận Eisenhower có thể giúp bạn xác định nhiệm vụ nào bạn nên thực hiện và nhiệm vụ nào có thể được các thành viên khác trong nhóm xử lý tốt hơn.

Khi bạn biết cách phân biệt giữa nhiệm vụ khẩn cấp và quan trọng, bạn có thể bắt đầu chia nhiệm vụ của mình thành bốn góc phần tư của Ma trận Eisenhower.

4 Góc phần tư trong ma trận Eisenhower 

Một danh sách dài các nhiệm vụ cần làm có thể khiến bạn cảm thấy choáng ngợp nhưng mục tiêu của Ma trận Eisenhower là thực hiện từng nhiệm vụ này dựa theo góc phần tư.

Cách ứng dụng ma trận quản lý thời gian Eisenhower 

Để sử dụng ma trận, bạn cần áp dụng 3 bước như sau để phân chia công việc vào các góc phần tư:

• Bước 1:  Lập danh sách đầy đủ những công việc cần làm và tránh bỏ sót, dư thừa.

• Bước 2: Suy nghĩ kỹ và sắp xếp từng công việc vào 4 nhóm tương ứng.

• Bước 3: Bắt đầu lên kế hoạch và lộ trình làm việc theo thứ tự ưu tiên các nhóm.

Dưới đây là các ví dụ về ma trận quản lý thời gian Eisenhower:

Ứng dụng để giải quyết việc cá nhân

Ứng dụng để giải quyết công việc chung tại Công ty

Tình huống: Bệnh viện thường xuyên xử lý các bệnh nhân bị tai nạn và cấp cứu bằng xe cấp cứu cần được chăm sóc một cách nhanh chóng. 

Lưu ý quan trọng để lập ma trận quản lý cá nhân theo phương pháp Eisenhower

Với các bước hướng dẫn và ví dụ về ma trận quản lý thời gian Eisenhower trên, bạn đã nắm được cách sắp xếp nhiệm vụ của mình và hoàn thành chúng theo trình tự hợp lý. Trong đó, bạn cần chú ý một vài điểm sau:

Thiết lập mã màu cho nhiệm vụ của bạn

Mã hóa màu sắc cho nhiệm vụ của bạn là một chiến thuật có thể giúp bạn hình dung các mục có mức độ ưu tiên cao. Khi bạn sử dụng công cụ danh sách việc cần làm, hãy thử tạo cho mình bốn màu dựa trên mức độ ưu tiên. Sử dụng mã như sau:

• Màu xanh lá cây = Các mục có mức độ ưu tiên cao nhất

• Vàng = Ưu tiên cao thứ hai

• Màu xanh = Mức độ ưu tiên cao thứ ba

• Đỏ = Không ưu tiên

Giới hạn nhiệm vụ ở mức 10 cho mỗi góc phần tư

Ngay cả khi bạn có rất nhiều nhiệm vụ trong danh sách việc cần làm, hãy cố gắng giới hạn nhiệm vụ của mình ở mức 10 mục trên mỗi góc phần tư. 

Bạn có thể tạo nhiều ma trận nhưng việc giới hạn danh sách nhiệm vụ ở những mục hành động cần thiết sẽ đảm bảo bạn đang bắt đầu quá trình ưu tiên mà không lãng phí thời gian.

Lập danh sách việc cần làm theo cá nhân & việc công ty

Một cách khác để giới hạn số lượng mục trong Ma trận Eisenhower là tạo các ma trận riêng cho danh sách việc cần làm cá nhân và việc Công ty.

Công việc và nhiệm vụ cá nhân yêu cầu các mốc thời gian, nguồn lực và phương pháp khác nhau và chúng cũng có thể yêu cầu các quá trình suy nghĩ khác nhau. Để quản lý hiệu quả các mục tiêu cá nhân và nghề nghiệp của mình, bạn cần phải phân chia và thực hiện.

Loại bỏ trước khi tối ưu 

Loại bỏ các nhiệm vụ không cần thiết trước tiên để tối ưu ma trận một cách hiệu quả. Với chiến lược này, bạn sẽ giải quyết được góc phần tư thứ tư trước khi chuyển sang góc phần tư thứ nhất, thứ hai và thứ ba.

Thực tế, 60% thời gian tại Công ty được dành cho công việc – những việc như chia sẻ phê duyệt trạng thái hoặc theo dõi thông tin. Nếu bạn có thể nhanh chóng phân loại và lựa chọn ưu tiên, hãy tiếp tục làm như vậy. Điều này sẽ đẩy nhanh quá trình tối ưu và bạn có thể tiến hành vòng loại bỏ thứ hai sau đó.

Ma trận quản lý thời gian Stephen Covey

Ma trận được ứng dụng phổ biến thứ 2 là Stephen Covey – tác giả của cuốn sách “7 thói quen của người thành đạt”. Ma trận này cũng dựa trên nguyên tắc phân chia công việc giữa tính KHẨN CẤP & QUAN TRỌNG. 

Định nghĩa của ma trận Stephen Covey

Ma trận quản lý thời gian Covey là một khuôn khổ để sắp xếp thứ tự ưu tiên thời gian và nhiệm vụ của bạn nhằm tối ưu hóa hiệu quả và năng suất. Mô hình này sử dụng hệ thống bốn góc phần tư để giúp bạn phân loại từng nhiệm vụ, trách nhiệm và khía cạnh cuộc sống của bạn dựa trên:

• Khẩn cấp: Nhiệm vụ và trách nhiệm đòi hỏi phải hành động hoặc chú ý ngay lập tức

• Tầm quan trọng: Những thứ có ý nghĩa hoặc giá trị cao đối với mục tiêu

Mục tiêu của việc sử dụng phương pháp này là tập trung vào việc cải thiện các mối quan hệ cá nhân và nghề nghiệp cũng như thúc đẩy sự phát triển và thành tựu.

Các góc phần tư của ma trận Stephen Covey 

Tương tự, ma trận Stephen Covey cũng được thể hiện qua 4 góc phần tư nhưng tính chất có phần khác biệt với ma trận Eisenhower. Cụ thể:

4 Bước sử dụng phương pháp ma trận Stephen Covey hiệu quả 

Để ứng dụng ma trận này, bạn cần tiến hành theo 4 bước như sau:

• Bước 1: Ghi ra những công việc mà bạn cần làm

• Bước 2: Sắp xếp các công việc vào từng nhóm theo tiêu chí quan trọng, khẩn cấp

• Bước 3: Quy định thời gian cụ thể cho từng công việc

• Bước 4: Tổng hợp, đánh giá quy trình hoàn thành, liệt kê những khó khăn để có phương pháp khắc phục sớm.

Dưới đây là chi tiết những điều bạn cần làm để áp dụng hiệu quả ma trận này:

Liệt kê những công việc bạn cần hoàn thành

Cho dù ưu tiên các nhiệm vụ trong ngày hay trong tháng, điều quan trọng là phải viết ra mọi nhiệm vụ bạn chưa hoàn thành. Những nhiệm vụ này phải là những gạch đầu dòng ngắn gọn và rõ ràng.

Bao gồm thời hạn

Sau khi bạn đã liệt kê rõ ràng từng nhiệm vụ, hãy bổ sung deadline cho chúng. Điều này giúp bạn ưu tiên những việc cần làm trước và những việc có thể hoàn thành sau. Hãy note lại những deadline gần nhất để xác định tính khẩn cấp của nhiệm vụ trong bước tiếp theo.

Xác định những nhiệm vụ khẩn cấp nhất

Dựa vào deadline ở bước trên, bạn dễ dàng xác định được đầu là task khẩn cấp nhất. Điều này cho phép bạn sắp xếp các nhiệm vụ của mình theo quan điểm ưu tiên. Bạn cũng sẽ có cái nhìn rõ ràng về trách nhiệm tập thể và cho bạn ý tưởng về nhiệm vụ nào nên được hoàn thành trước và sau cùng.

Sắp xếp theo mức độ quan trọng

Sau khi xác định mức độ khẩn cấp của mỗi nhiệm vụ trong lịch trình, hãy sắp xếp các nhiệm vụ theo tầm quan trọng của chúng. Điều này sẽ cho phép bạn nhận thức đầy đủ nhiệm vụ nào là dự kiến ​​và nhiệm vụ nào có thể tạm hoãn. 

Đặt nhiệm vụ vào đúng góc phần tư

Kiểm tra từng nhiệm vụ để xác định mức độ khẩn cấp và/hoặc quan trọng của nó đối với toàn bộ lịch trình làm việc của bạn. Sau đó sắp xếp chúng thành các nhóm trong danh sách. 

Khi bạn đã đánh giá được nhiệm vụ nào là khẩn cấp, quan trọng, cả hai hoặc không, hãy đặt chúng vào góc phần tư tương ứng. Bạn có thể bắt đầu sử dụng cách tổ chức ma trận này để hoàn thành các nhiệm vụ trong ngày, tuần hoặc tháng của mình.

Đánh giá năng suất của bạn

Lặp lại quá trình này cho các hoạt động hàng ngày và hàng tuần của bạn. Sau khi sử dụng phương pháp này trong vài tuần hoặc vài tháng, hãy suy ngẫm về hiệu suất của bạn. Xác định cách hoàn thành các nhiệm vụ theo thứ tự vị trí của chúng trong ma trận đã cải thiện hiệu quả, quy trình làm việc và kiểm soát tâm lý của bạn như thế nào. 

Dựa vào đánh giá trên, bạn có thể tìm ra cách tốt nhất để điều chỉnh lịch trình nhằm đáp ứng nhu cầu hoặc đánh giá xem liệu một số mục nhất định trong ma trận có cần được chuyển sang một góc phần tư khác hay không. Nếu bạn nhận thấy một số mục không quan trọng bằng những mục khác, hãy cân nhắc việc sắp xếp lại ma trận, lịch trình hoặc phương pháp làm việc của bạn để đặt những nhiệm vụ có ý nghĩa hơn lên hàng đầu.

Tới đây, bạn đã hiểu được sự khác biệt cũng như cách ứng dụng 2 ma trận quản lý thời gian phổ biến hiện nay. Hãy thử thực hiện cho những dự án sắp tới của mình và cho Timnhanh.com.vn biết kết quả nhé! Đừng quên cập nhật nhiều nội dung hữu ích trên Blog Kỹ năng sống để trau dồi thêm kỹ năng cần thiết cho mình!