5 Kỹ năng giải quyết vấn đề & ra quyết định nhà tuyển dụng mong đợi ở mọi ứng viên

Bạn hiểu kỹ năng giải quyết vấn đề là gì? Có quan trọng không?

Giải quyết vấn đề là một kỹ năng phức tạp. Nó liên quan đến tư duy phản biện, ra quyết định, sáng tạo và xử lý thông tin. Những người giải quyết vấn đề hiệu quả sử dụng cách tiếp cận có hệ thống cho phép họ chia nhỏ các vấn đề khó khăn thành những phần nhỏ hơn, dễ quản lý hơn.

Hiểu đơn giản, việc giải quyết vấn đề bao gồm ba bước cơ bản:

• Bước 1: Xác định vấn đề. Điều này có vẻ hiển nhiên nhưng điều quan trọng là bạn phải dành thời gian để thực sự hiểu vấn đề là gì trước khi cố gắng giải quyết nó.

• Bước 2: Liệt kê các giải pháp khả thi. Sau đó, xem xét mức độ hiệu quả của mỗi giải pháp và liệu nó có khả thi để thực hiện hay không. Khi bạn đã thu hẹp danh sách các giải pháp khả thi, bạn có thể bắt đầu thử nghiệm những giải pháp tối ưu nhất.

• Bước 3: Thực hiện giải pháp. Bước này bao gồm việc xác định những nguồn lực cần thiết để đưa thực hiện phương án đã đưa ra, chẳng hạn như tiền bạc, nhân sự hoặc công nghệ.

Theo đó, đa số các nhà tuyển dụng tại Việt Nam và nhiều quốc gia trên thế giới đều đánh giá cao kỹ năng này, vì vậy học và rèn luyện giải quyết vấn đề luôn đóng vai trò quan trọng. Đây là một trong những yếu tố quyết định bạn có vượt qua buổi phỏng vấn hay không.

5 Kỹ năng giải quyết vấn đề và ra quyết định xử trí đúng

Ứng viên có kỹ năng giải quyết vấn đề tốt là rất quan trọng cho sự phát triển của doanh nghiệp. Tuy nhiên, trong kỹ năng giải quyết lại đi cùng rất nhiều kỹ năng khác, vậy cụ thể nhà tuyển dụng sẽ muốn kỹ năng nào ở bạn? 

Vận dụng sự sáng tạo

Sự sáng tạo cho phép chúng ta xem xét một vấn đề từ nhiều góc độ, sử dụng tư duy vượt trội và đưa ra các giải pháp đúng đắn. Khi bạn có thể đón nhận mọi vấn đề giải quyết chúng bằng sự sáng tạo của mình, mọi điều bạn làm đều hướng đến kết quả ngày càng tốt hơn về sau.

Cách ứng dụng tại nơi làm việc: 

• Thiết lập quy trình để cải thiện quá trình làm việc và giảm chi phí.

• Suy nghĩ các ý tưởng để phát triển sản phẩm hoặc dịch vụ mới cho công ty.

• Phát triển các chiến lược để tăng lòng trung thành và sự hài lòng của khách hàng.

• Tận dụng công nghệ để tạo ra các quy trình và hệ thống hiệu quả hơn.

• Phân tích dữ liệu để xác định xu hướng và cơ hội cải tiến.

Nghiên cứu vấn đề

Kỹ năng nghiên cứu là rất cần thiết khi giải quyết các vấn đề phức tạp. Bằng cách thu thập và phân tích dữ liệu từ nhiều nguồn, chúng ta mới có thể bắt đầu đánh giá vấn đề và xác định chính xác các giải pháp phù hợp nhất.

Cách ứng dụng tại nơi làm việc: 

• Xác định thị trường hoặc phân khúc khách hàng mới để nhắm mục tiêu.

• Thu thập thông tin về đối thủ cạnh tranh và sản phẩm/dịch vụ của họ.

• Luôn cập nhật về tin tức và sự phát triển của ngành.

• Đánh giá các đối tác, nhà cung cấp hoặc sản phẩm tiềm năng trước khi mua.

• Phân tích kết quả hoạt động trong quá khứ để đưa ra dự đoán cho tương lai.

Phân tích và nhận định vấn đề

Khi đã xác định được giải pháp tiềm năng cho một vấn đề, bạn cần có khả năng giải thích rõ ràng cho người khác. Việc này liên quan đến kỹ năng giao tiếp bằng lời nói và thông qua văn bản cũng như kỹ năng lắng nghe cẩn thận, hiểu quan điểm của người khác để đưa ra phương án cuối cùng.

Vậy cách giao tiếp tốt nhất ở nơi làm việc là gì?

• Làm rõ mục tiêu và đảm bảo rằng mọi người đều có cùng quan điểm.

• Giải quyết xung đột nhanh chóng và hiệu quả.

• Thúc đẩy sự hợp tác giữa các thành viên trong nhóm bằng cách thúc đẩy sự tin tưởng và tôn trọng.

• Khuyến khích nhân viên, đồng nghiệp trao đổi phản hồi thường xuyên.

• Luôn công nhận và đánh giá cao cho các thành viên trong nhóm nếu bạn là người đứng đầu.

Cùng làm việc nhóm

Teamwork là một kỹ năng quan trọng góp phần giải quyết vấn đề hiệu quả. Khi các thành viên trong nhóm làm việc cùng nhau để giải quyết các vấn đề phức tạp, giải pháp tốt nhất thường dễ xuất hiện vì mỗi cá nhân đều có quan điểm và kỹ năng riêng có thể góp phần giải quyết vấn đề.

Làm thế nào để làm việc nhóm ở nơi làm việc?

• Thúc đẩy môi trường giao tiếp cởi mở, phản hồi và phát triển.

• Tận dụng sức mạnh của từng thành viên trong nhóm để đạt được mục tiêu chung.

• Phát triển sự tin tưởng, tôn trọng và tình bạn giữa các thành viên trong nhóm.

• Đề cao trách nhiệm và quyền sở hữu đối với các dự án cho mỗi người.

• Khuyến khích sự sáng tạo, chấp nhận rủi ro.

Đưa ra quyết định

Điều quan trọng là cần xác định vấn đề và phân tích các giải pháp khả thi nhưng đến một lúc nào đó, bạn cần phải đưa ra quyết định. Những người ra quyết định giỏi tập trung vào việc giải quyết vấn đề thay vì lãng phí thời gian phân tích tất cả dữ liệu có sẵn hoặc tranh luận không ngừng về lựa chọn nào là tốt nhất.

Cách đưa ra quyết định tại nơi làm việc: 

• Sử dụng phản hồi mang tính xây dựng để đưa ra quyết định tốt hơn trong tương lai.

• Chấp nhận rủi ro khi cần thiết đồng thời nhận thức được những hậu quả có thể xảy ra.

• Học hỏi từ những sai lầm và sử dụng nguồn tài liệu sẵn có để phát triển các giải pháp tốt hơn.

• Thể hiện sự tự tin và quyết đoán khi đưa ra những lựa chọn khó khăn.

• Phân tích tình huống dựa trên sự kiện và tài liệu hiện có, không nên giả định hay cảm xúc.

Cách làm nổi bật kỹ năng xử lý vấn đề trong CV

Trong một số trường hợp, bạn cảm thấy mình có kỹ năng giải quyết vấn đề tốt nhưng CV chưa đủ tốt để có cơ hội thể hiện với NTD. Vậy bạn nên sửa đổi thế nào để họ nhìn thấy điều đó khi chưa gặp bạn?

Sử dụng các động từ hành động

Khi mô tả các kỹ năng của bạn trong CV, hãy cố gắng sử dụng ngôn ngữ hấp dẫn, dễ nhớ và tạo ấn tượng mạnh. Và để kỹ năng giải quyết vấn đề nổi bật, bạn nên dùng động từ hành động. Ví dụ: 

• Đề xuất và phát triển các giải pháp sáng tạo cho các vấn đề phức tạp.

• Nghiên cứu và thực hiện các phương pháp tốt nhất để xử trí vấn đề.

• Các quy trình được sắp xếp hợp lý để hạn chế lỗi và tăng hiệu quả.

Định lượng thành tích của bạn

Kỹ năng giải quyết vấn đề của bạn sẽ tốt hơn khi nó được thể hiện bằng những con số cụ thể. Vì vậy, hãy bổ sung các số liệu cho thấy bạn giải quyết vấn đề hiệu quả như thế nào. Ví dụ: “giảm 30% khiếu nại của khách hàng”.

Mô tả kỹ năng nghiên cứu

Kỹ năng nghiên cứu đóng vai trò quan trọng trong việc giải quyết vấn đề. Nếu bạn thông thạo việc tiến hành nghiên cứu và tìm kiếm thông tin liên quan, hãy đảm bảo đưa thông tin đó vào CV của bạn.

Ví dụ: Một người quản lý văn phòng có thể nói rằng họ “đã sử dụng các kỹ năng nghiên cứu sâu rộng để điều tra các phương pháp mới nhằm hợp lý hóa việc quản lý hàng tồn kho”.

Làm nổi bật sự sáng tạo

Có rất nhiều vấn đề không thể giải quyết được bằng các phương pháp thông thường. Nếu bạn tự tin với suy nghĩ sáng tạo và đưa ra các giải pháp mới, hãy nhớ đề cập đến điều đó trong CV của bạn.

Ví dụ: Bạn có thể nói: “Đề xuất các phương pháp tiếp cận mới đối với dịch vụ khách hàng giúp tăng sự hài lòng của khách hàng”.

Nhấn mạnh kỹ năng hợp tác của bạn

Trong nhiều trường hợp, vấn đề không thể giải quyết được nếu bạn chỉ làm việc một mình. Bởi vậy, khi bạn có khả năng hợp tác với người khác và làm việc theo nhóm, đó là điều bạn nên cố gắng nêu bật trong CV của mình.

Ví dụ: Bạn có thể nêu bật kỹ năng phân tích tài chính của mình bằng cách nói rằng bạn “đã làm việc đa chức năng để đưa ra báo cáo ngành hàng năm”.

Làm thế nào chứng tỏ kỹ năng giải quyết vấn đề trong buổi phỏng vấn?

Sẽ thật tốt khi bạn có cơ hội thể hiện với nhà tuyển dụng trực tiếp, vì vậy hãy tận dụng thời điểm này để làm nổi bật kỹ năng của bản thân. Dưới đây là một vài tip để bạn áp dụng:

Đề cập đến quá trình của bạn

Khi mô tả cách bạn giải quyết một vấn đề, hãy đảm bảo đưa tất cả các bước bạn đã thực hiện vào phần giải thích của mình. Điều này sẽ cho người phỏng vấn thấy rằng bạn là người có hệ thống và kỹ lưỡng trong cách tiếp cận của mình.

Ví dụ: Bạn có thể nêu bật kỹ năng quản lý tài khoản của mình bằng cách nói những điều như:

“Tôi bắt đầu bằng việc phân tích số liệu bán hàng hiện tại của chúng tôi và xác định xem chúng tôi đang mất khách hàng ở đâu. Sau đó, tôi xem xét chiến lược tiếp thị của chúng tôi và xác định những lĩnh vực mà chúng tôi có thể cải thiện. Cuối cùng, tôi thực hiện một chiến lược tiếp thị mới và theo dõi chặt chẽ kết quả. Điều này dẫn đến doanh số bán hàng tăng đáng kể trong vòng 6 tháng.”

Sử dụng kỹ năng giải quyết vấn đề trong cuộc phỏng vấn

Một số NTD sẽ yêu cầu bạn giải quyết vấn đề ngay tại chỗ như một phần của quá trình phỏng vấn. Điều này thường được thực hiện để đánh giá kỹ năng tư duy phân tích và phản biện.

Ví dụ: Một người nộp đơn ứng tuyển vị trí nhà phân tích kinh doanh có thể được yêu cầu xem xét báo cáo tài chính của công ty và xác định các lĩnh vực chủ chốt.

Khi giải quyết vấn đề trong cuộc phỏng vấn, hãy nhớ nói to để người phỏng vấn có thể hiểu được quá trình suy nghĩ của bạn. Nếu bạn không chắc chắn về câu trả lời, đừng ngại nói ra. Điều này cho thấy bạn sẵn sàng thừa nhận khi bạn không biết điều gì đó và sẵn sàng học hỏi.

Kết nối với trách nhiệm trong công việc mới

Hãy nhớ nêu rõ kỹ năng giải quyết vấn đề của bạn liên quan như thế nào đến trách nhiệm của vị trí bạn đang ứng tuyển. Ví dụ: nếu bạn đang xin việc làm nhân viên phục vụ nhà hàng, bạn có thể nói về thời điểm bạn phải giải quyết một tình huống khó khăn của khách hàng.

Nếu bạn tạo ra mối liên hệ giữa kinh nghiệm trong quá khứ và công việc mới, điều đó sẽ cho người phỏng vấn thấy rằng bạn đủ tiêu chuẩn cho vị trí đó và bạn rất hào hứng với cơ hội sử dụng các kỹ năng của mình theo một cách mới.

Đưa ra các ví dụ và số liệu cụ thể

Khi đề cập cách bạn sử dụng các kỹ năng giải quyết vấn đề của mình trước đây, hãy đưa ra các ví dụ cụ thể, nếu có thêm số liệu hỗ trợ càng tốt. Điều này góp phần làm cho câu chuyện của bạn trở nên thuyết phục hơn và cho thấy rằng bạn không tự dệt nên câu chuyện thiếu thực tế.

Ví dụ: nếu bạn khẳng định rằng bạn đã tăng doanh số bán hàng, hãy đảm bảo sao lưu nó bằng các báo cáo bán hàng, biểu đồ hoặc thậm chí là lời chứng thực của khách hàng.

Xây dựng và rèn luyện kỹ năng giải quyết vấn đề hiệu quả như thế nào?

Trau dồi kỹ năng giải quyết vấn đề có thể mở ra nhiều cơ hội nghề nghiệp cho bạn. Dưới đây là một số điều bạn có thể làm để tăng cường kỹ năng này:

Luôn chủ động

Đôi khi bản thân bạn nhận ra vấn đề nhưng lại không dám đối mặt với nó. Vì vậy, chúng tôi khuyên bạn nên chủ động đối mặt và đưa ra phương án giải quyết tốt nhất. Ngay cả trong cuộc sống, nếu bạn gặp những điều không ổn với người thân trong gia đình hay với những người sống xung quanh, bạn cần đặt vấn đề và giải quyết chúng để tránh áp lực cho cuộc sống của mình.

Chia nhỏ vấn đề lớn thành những vấn đề nhỏ hơn

Khi bạn phải đối mặt với một vấn đề lớn, nó có thể khiến bạn choáng ngợp. Nhưng nếu bạn chia vấn đề thành những phần nhỏ hơn thì sẽ dễ giải quyết hơn nhiều.

Ví dụ: giả sử bạn đang cố gắng giảm cân. Đây là một mục tiêu lớn nhưng nó có thể được chia thành các mục tiêu nhỏ hơn, như ăn những bữa ăn lành mạnh và tập thể dục thường xuyên.

Khi bạn có kế hoạch cho từng mục tiêu nhỏ hơn này, bạn sẽ tiến một bước gần hơn đến việc giải quyết vấn đề lớn hơn.

Mở mang tâm trí

Cởi mở có nghĩa là bạn sẵn sàng xem xét tất cả các giải pháp khả thi, ngay cả khi chúng không như những gì bạn nghĩ ban đầu. Nếu bạn là người khép kín, bạn có thể bỏ lỡ giải pháp tốt nhất cho vấn đề. Vì vậy, đừng ngại thử một cái gì đó mới.

Hãy kiên trì

Kiên trì là một phẩm chất quan trọng khác của người giải quyết vấn đề. Nếu bạn bỏ cuộc khi có dấu hiệu rắc rối đầu tiên, bạn sẽ không bao giờ tìm ra giải pháp. Khi bạn gặp phải một vấn đề khó khăn, điều quan trọng là bạn phải tiếp tục thử những cách khác nhau cho đến khi tìm ra giải pháp hiệu quả.

Đừng bỏ cuộc và cuối cùng, bạn sẽ tìm thấy câu trả lời mà bạn đang tìm kiếm!

Yêu cầu trợ giúp khi cần thiết

Nếu bạn gặp khó khăn trong việc giải quyết vấn đề, đừng ngại yêu cầu giúp đỡ. Không có gì xấu hổ khi thừa nhận rằng bạn cần hỗ trợ. Sẽ có nhiều người sẵn lòng giúp đỡ bạn, vì vậy hãy liên hệ với bạn bè, gia đình hoặc thậm chí là chuyên gia nếu bạn cần một số hướng dẫn.

Kỹ năng giải quyết vấn đề tuy là một phần để nhà tuyển dụng đánh giá bạn nhưng nó lại chiếm một phần quan trọng dẫn đến việc bạn có trúng tuyển hay không. Vì vậy, song song với việc luyện tập trả lời câu hỏi phỏng vấn, hãy rèn luyện cả cách thể hiện kỹ năng trong CV và trong buổi trao đổi trực tiếp để dễ dàng đón nhận nhiều cơ hội tốt cho bản thân.

Chúc bạn thành công!